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Dear Parents and Tutors, 

Tutoring Chicago’s school year has started and we want to thank all of our parents and tutors for your patience as we work through all the absences and technical difficulties this new era of digital tutoring has presented.

We had anticipated the majority of technical difficulties would happen during the first two weeks of tutoring. In previous years, we had to worry about students and tutors making it to our tutoring locations on the first night. This year, we worried about the families we served not having the hardware and internet capabilities to join us; we worried about families who had never even heard of Zoom; and we worried about students who, if not for our free tutoring program, would fall further behind in a new technology reliant school year. 

To help all of our families and tutors get set up, we’ve detailed below the answers and solutions (including videos) to the questions and issues we’ve seen the most in the last two weeks from both our volunteers and our families. 

Issue: We cannot get on Zoom 
All hosted tutoring sessions require Zoom. For security purposes, all participants must have a Zoom account with a login and password. If you haven’t set this up, see the instructions below. Once this is set up on a device, it should stay signed in for each week. If your student is using multiple devices, make sure that Zoom is downloaded on each device and you’re logged in with your account information and password. 
If you are able to log in, but your audio is not workingnote that all of our students and tutors are muted upon entering the zoom session. Prior to joining your tutoring session test your computer audio settings.

If your video isn’t working, double check to make sure that the device you are logging in with has a camera. Prior to joining your tutoring session, Zoom will turn on your camera so you can adjust settings before joining the meeting. If this does not happen, test your video in the settings.

Issue: Our devices and equipment aren’t working 
Tutoring Chicago has a limited supply of Chromebooks and headphones available to our families. If you are in need, or know of a Tutoring Chicago student who needs a piece of technology for tutoring, please let us know. 

If you have already received a Chromebook from Tutoring Chicago, make sure you follow these set up instructions. This will walk you through setting up your Chromebook so your student can attend tutoring and do their schoolwork. 

As a reminder, CPS issued Chromebooks or devices will not work for Zoom hosted tutoring sessions.

Issue: Our internet is not working
Many of our families may be eligible for free high speed internet access through Chicago Connected. Last week, eligibility was expanded to an additional 30,000 CPS students. So if a family was deemed ineligible the first time they attempted to enroll, we suggest they go to the Chicago Connected page and try again. 
 
A few important points to note: Parents do not need to do a background check, provide a social security number, pay any fees for installation, or pay off any old debt to Comcast/RCN/T-Mobile before enrolling. Chicago Connected is also separate from Comcast's Internet Essentials program ($10/mo). Families already participating in that program can switch over easily.
 
This information is on the Chicago Connected website in the FAQ section as well. 

To check if you are eligible to receive free high speed internet access: Visit CPS.EDU/GETCONNECTED or contact your local school. 

If you are having trouble enrolling, email Casey Baxley at casey.baxley@cityofchicago.org for additional help and resources. 

With general program questions or assistance with CPS remote learning guidance or devices, call CPS at (773) 417-1060

Issue: I have not yet connected with my tutor/student 
Human connections and positive relationships are so valuable in this extremely digital time of our lives. If you haven’t already, be sure to exchange contact information and communicate outside of tutoring - according to our communication guidelines.



Tutors, you will receive another email following this one with parent contact information. We highly recommend a quick text reminder the day of or day before your session. If you do not see your student in the tutoring session, it’s a good idea to reach out to them immediately and help remind or troubleshoot. Those who are hosted monthly should be connecting and setting their own independent sessions. 

If either parent or tutor are still struggling to connect with each other, please reach out to your Site Managers. 

Issue: I’m a tutor but can’t access Tutoring Chicago’s Google Classroom
At this point in time, all tutors should have joined their assigned Google Classrooms through Tutoring Chicago. This is where you will find the Nightly Agendas along with the Weekly Wrap-ups. If you are having issues with accessing your classroom:
  1. Make sure that you are using a Google email account. 
  2. If you are using a domain that isn’t @gmail.com but is part of Google, make sure that your Admin has allowed access to Google Classrooms. 
  3. If you are not using a domain within Google, you will have to create one. 
**You can create a google account and then forward emails to your personal email. 

All of us at Tutoring Chicago are so grateful for all of our volunteers, dedicated parents and enthusiastic students. These last few months have been quite a challenge. We are honored to be able to continue one-to-one tutoring despite the incredible barriers facing so many this year. 

The Tutoring Chicago family is a special one. We are here to help and support one another. Please reach out if these troubleshooting tips and suggestions are still not helping to get you connected each week. 

Estimados padres: 

El año escolar de Tutoring Chicago ha comenzado y queremos agradecer a todos nuestros padres y tutores por su paciencia mientras trabajamos a través de todas las ausencias y dificultades técnicas que ha presentado esta nueva era de tutoría digital.

Habíamos anticipado que la mayoría de las dificultades técnicas ocurrirían durante las dos primeras semanas de tutoría. En años anteriores, teníamos que preocuparnos por que los estudiantes y tutores llegaran a nuestros centros de tutoría la primera noche. Este año, nos preocupaba que las familias a las que servimos no tuvieran las capacidades de hardware e Internet para unirse a nosotros; nos preocupaba que las familias que nunca habían oído hablar de Zoom; y nos preocupaban los estudiantes que, si no fuera por nuestro programa de tutoría gratuita, se retrasarían aún más en un nuevo año escolar dependiente de la tecnología. 

Para ayudar a todas nuestras familias y tutores a prepararse, a continuación detallamos las respuestas y soluciones (incluidos videos) a las preguntas y problemas que más hemos visto en las últimas dos semanas tanto de nuestros voluntarios como de nuestras familias. 

Problema: No podemos acceder a Zoom 
Todas las sesiones de tutoría supervisadas requieren Zoom. Por motivos de seguridad, todos los participantes deben tener una cuenta de Zoom con un nombre de usuario y una contraseña. Si no lo ha configurado, consulte las instrucciones a continuación. Una vez que esto está configurado en un dispositivo, debe permanecer conectado cada semana. Si su estudiante está usando varios dispositivos, asegúrese de que Zoom esté descargado en cada dispositivo y de que haya iniciado sesión con su información de cuenta y contraseña.
Si puede iniciar sesión, pero su audio no funciona, tenga en cuenta que todos nuestros estudiantes y tutores están silenciados al ingresar a la sesión de zoom. Antes de unirse a su sesión de tutoría, pruebe la configuración de audio de su computadora.

Si su video no funciona, verifique dos veces para asegurarse de que el dispositivo con el que está iniciando sesión tenga una cámara. Antes de unirse a su sesión de tutoría, Zoom encenderá su cámara para que pueda ajustar la configuración antes de unirse a la reunión. Si esto no sucede, pruebe su video en la configuración.

Problema: Nuestros dispositivos y equipos no funcionan
Tutoring Chicago tiene un suministro limitado de Chromebooks y auriculares disponibles para nuestras familias. Si lo necesita o conoce a un estudiante de Tutoring Chicago que necesita una pieza de tecnología para la tutoría, háganoslo saber. 

Si ya recibió un Chromebook de Tutoring Chicago, asegúrese de seguir estas instrucciones de configuración. Esto lo guiará a través de la configuración de su Chromebook para que su estudiante pueda asistir a tutorías y hacer su trabajo escolar. 

Como recordatorio, los dispositivos o Chromebooks emitidos por CPS no funcionarán para las sesiones de tutoría alojadas por Zoom. 

Problema: Nuestro Internet no funciona
Muchas de nuestras familias pueden ser elegibles para acceso gratuito a Internet de alta velocidad a través de Chicago Connected. La semana pasada, la elegibilidad se amplió a 30,000 estudiantes adicionales de CPS. Entonces, si se consideró que una familia no era elegible la primera vez que intentó inscribirse, le sugerimos que vaya a la página Chicago Connected y vuelva a intentarlo. 
 
Algunos puntos importantes a tener en cuenta: los padres no necesitan hacer una verificación de antecedentes, proporcionar un número de seguro social, pagar tarifas de instalación o pagar cualquier deuda anterior con Comcast / RCN / T-Mobile antes de inscribirse. Chicago Connected también es independiente del programa Internet Essentials de Comcast ($ 10 / mes). Las familias que ya participan en ese programa pueden cambiar fácilmente.
 
Esta información también se encuentra en el Chicago Connected sitio web de la sección de preguntas frecuentes. 

Para verificar si es elegible para recibir acceso gratuito a Internet de alta velocidad: Visite CPS.EDU/GETCONNECTED o comuníquese con su escuela local. 

Si tiene problemas para inscribirse,correo electrónico a Casey Baxley a envíe uncasey.baxley@cityofchicago.org para obtener ayuda y recursos adicionales. 

Si tiene preguntas generales sobre el programa o ayuda con la guía o los dispositivos de aprendizaje remoto de CPS, llame a CPS al (773) 417-1060

Problema: Todavía no me he conectado con mi tutor / estudiante
Las conexiones humanas y las relaciones positivas son tan valiosas en este tiempo donde todo es digital. Si aún no lo ha hecho, asegúrese de intercambiar información de contacto y comunicarse fuera de la tutoría, de acuerdo con nuestras pautas de comunicación.



Tutores, recibirán otro correo electrónico después de este con la información de contacto de los padres. Recomendamos encarecidamente un recordatorio de texto rápido el día o el día anterior a su sesión. Si no ve a su estudiante en la sesión de tutoría, es una buena idea comunicarse con él de inmediato y ayudarlo a recordar o solucionar el problema. Aquellos que se unen a nosotros mensualmente deben conectarse y establecer sus propias sesiones independientes. 

Si uno de los padres o el tutor todavía tienen dificultades para conectarse entre sí, comuníquese con los administradores de su sitio.

Problema: Soy tutor pero no puedo acceder a Tutoring Chicago's Google Classroom 
En este momento, todos los tutores deberían haberse unido a sus Google Classrooms asignados a través de Tutoring Chicago. Aquí es donde encontrará las agendas junto con los resúmenes semanales. Si tiene problemas para acceder a su aula:
  1. Asegúrese de estar utilizando una cuenta de correo electrónico de Google. 
  2. Si está utilizando un dominio que no es @ gmail.com pero que es parte de Google, asegúrese de que su administrador haya permitido el acceso a Google Classrooms. 
  3. Si no está utilizando un dominio dentro de Google, tendrá que crear uno. 
** Puede crear una cuenta de Google y luego reenviar correos electrónicos a su correo electrónico personal. 

Todos nosotros en Tutoring Chicago estamos muy agradecidos por todos nuestros voluntarios, padres dedicados y estudiantes entusiastas. Estos últimos meses han sido todo un desafío. Nos sentimos honrados de poder continuar con la tutoría uno a uno a pesar de las increíbles barreras que enfrentan este año. 

La familia de Tutoring Chicago es especial. Estamos aquí para ayudarnos y apoyarnos unos a otros. Comuníquese con nosotros si estos consejos y sugerencias para la solución de problemas aún no lo ayudan a conectarse cada semana. 

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